Las “oficinas 4.0” avanzan a toda marcha: por qué las empresas están renunciando a despachos y lugares fijos
Las compañías están cambiando el diseño de sus áreas de trabajo por espacios más abiertos, amplios, sin lugares fijos ni oficinas privadas
Las oficinas tal como las conocemos están cambiando gracias a la transformación digital. Ya no sólo las fábricas se están reconvirtiendo, sino también los espacios de trabajo, sino que mutan hacia espacios más flexibles y versátiles en los que se fomenta la colaboración entre los equipos y la creatividad.
Las empresas más innovadoras ya están reformando sus instalaciones en entornos en los que desaparecen los despachos y la separación por departamentos.
Según un reciente estudio realizado por Microsoft y Steelcase, el 62% de los trabajadores de diversos sectores reconocía que su éxito futuro dependerá de su capacidad para ser creativos. Y el 76% de sentía cierta angustia ante la llegada de tecnologías que cambiarán la naturaleza de sus trabajos. Este informe también concluye que los trabajadores piden más tiempo para pensar y lugares en los que concentrarse sin interrupción.
El neurocientífico Jack Lewis les da la razón: “Al cerebro le cuesta retomar la actividad y alcanzar de nuevo ese nivel de concentración después de una interrupción indeseada. Al mismo tiempo, este necesita alternar diferentes momentos de intensidad, según la tarea que estemos desarrollando en cada momento”.
En una reciente visita a Munich, al centro de innovación de Steelcase, tuvimos ocasión de comprobar cómo podrían ser las oficinas del futuro. O las de ahora, pues ya hay muchas compañías que han implantado este modelo. Esta empresa, especializada en el diseño de mobiliario, lleva tiempo asesorando a empresas -muchas de ellas del Ibex 35- en la adaptación de sus oficinas a las nuevas exigencias y realidades del mercado.
Su presidente, Alejandro Pociña, confiesa que “cada empresa tiene unas necesidades distintas, pero cuando no se atreven a dar un paso más, terminan arrepintiéndose de no haber llegado más lejos”.
Lo primero que sorprende en este centro de innovación de Munich es una gran escalera central y continua que conecta las cuatro plantas del edificio. También hay ascensores, como es lógico, pero esa escalera permite la comunicación fluida entre todos ya que en torno a ella se van sucediendo los diferentes espacios. Los trabajadores no tienen un lugar fijo asignado, sino que lo reservan cada día a través de una aplicación en el móvil.
Como cada mesa dispone de un sensor, si detecta que lleva dos horas sin usarse, vuelve a quedar libre en la misma aplicación. Así que los compañeros no son siempre los mismos, van rotando, y de esa forma se optimiza el espacio y se fomenta la comunicación, según revela El Economista.
Estas instalaciones se dividen en distintas zonas con distinto nivel de concentración, ruido y acceso a la tecnología. Porque, en contra de lo que pudiera pensarse, también hay momentos en los que es necesario volver a medios analógicos, llámese rotulador o lápiz.
La situación se repite en las oficinas de esta misma compañía norteamericana en Madrid, donde toda la acción se produce en una única planta diáfana. Allí, también hay diversidad de espacios. Cada cual tiene una zona para hacer aquello que necesita hacer en cada momento: un buen butacón en el que poder leer un informe; mesas elevables para trabajar en distintas posturas; una zona más social para intercambiar ideas o esquinas en las que resolver dudas rápidas con compañeros sin molestar al resto.
Esta tendencia ha llevado a compañías especializadas hasta ahora en el diseño de mobiliario a dar un paso más. Han saltado al mundo de la asesoría para hacer ver a los directivos cómo pueden ser más eficientes simplemente modulando a sus necesidades los espacios de trabajo.
Otra firma especializada en entornos flexibles laborales, IGW, le ve otra aplicación a esta fórmula al adaptarse a otra realidad incontestable: el envejecimiento de la población y el alargamiento de la vida laboral.
“Supone un cambio en la concepción tradicional del trabajo, pues serán necesarios nuevos modelos de empleos para acomodar a trabajadores más senior”, explican desde la compañía, según revela ElEconomista.es.
Philippe Jiménez, country manager de IWG Group en España, asegura que “los centros de trabajo flexibles son una buena opción para hacernos más llevaderos nuestros últimos años laborales, ya que permite evitar desplazamientos innecesarios y permite a los empleados disponer de una oficina en el lugar que ellos escojan”.
Es un cambio cultural que afecta en distintos sentidos. Uno de ellos, anecdótico, tiene que ver también con las plantas. Nos confiesa una de las trabajadoras de oficinas que hicieron este cambio que algunos compañeros planteaban qué iban a hacer con la planta que tenían junto a su ordenador en su puesto de siempre. “Simplemente se coloca en la zona común y así la disfrutamos todos”, fue la respuesta.